原始凭证的电子化探析

一、原始凭证与会计信息系统集成

信息技术的发展，使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。而要达到相应目标，首先应以优化集成为切入点，解决信息孤立的问题。从这一意义分析，系统集成是实现会计信息化的基本策略，而会计信息系统与企业其他信息子系统的优化集成也无法脱离原始凭证电子化。

（一）会计信息系统集成的内涵从范围分析，会计信息系统集成包括会计系统内部集成和会计系统与外部环境集成两个方面。会计系统内部集成的实质是利用信息技术对管理会计和财务会计进行整合；会计系统与外部环境集成是通过会计与企业管理、经营业务优化整合，在企业信息各子系统间数据传递无纸化的基础上，进一步优化企业信息的各个专业子系统，以实现会计信息化与企业信息化的目标。

会计信息系统外部集成，从技术层面分析，是突破电算化理念以会计部门为核心信息系统构架。在ERP系统的基础上，进一步与PDM系统、OA系统集成，以消除各个系统中的数据冗余和重复处理，在充分共享基础上提高各系统的数据加工以及系统间的数据传输效率。企业信息流派生于相应的业务流程，所以企业内部信息专业子系统的集成，不仅需要整合信息流，而且需要再造经营业务流程。业务流程遵从于企业组织机构设置，受制于职能部门分工，使得企业信息系统的各个专业子系统通常围绕职能部门构建，从而形成了诸多专业子信息系统。每一个专业子系统，形成相对独立的信息中心；而任一个信息中心内部都有其独特信息流结构，对应其独立的业务流程。系统集成是信息化发展的需要，目标是完善会计信息系统的功能，提升会计信息的质量，并从企业整体视角解决内部各专业子系统间数据冗余和信息孤立问题。原始凭证作为会计业务起点，其信息技术应用程度制约会计数据加工的自动化水平；作为企业经营业务与会计系统之间数据传输的具体形式，其信息技术应用程度关系会计信息系统与外部环境的集成水平。

（二）纸质原始凭证与信息化的不相容性原始凭证在企业经营业务中生成，以特定格式进入会计部门，经审核无误后，其承载数据进入会计数据处理系统。原始凭证以纸介质作为业务数据载体，并已成为制约信息化的关键环节。

第一，纸介质原始凭证从不同侧面束缚着会计信息系统的功能。首先，纸介质原始凭证限制了会计部门与企业内部其他部门数据传递方式，制约了信息技术在会计中的充分应用，使记账凭证只能手工录入，这在一定程度上限制会计数据处理的自动化。其次，纸介质原始凭证生成后进入会计系统的基本流程，是先由相关业务人员报送会计部门，而后经会计人员以记账凭证形式录入系统，而有的（如发料单）出于简化会计工作目的，需要定期汇总后，才能进行记账凭证处理。这样延长了企业业务活动和会计信息处理的时间间隔，造成会计信息处理滞后于其业务活动，成为业务流与信息流协同的首要障碍。最后，作为信息流组成部分，原始凭证是企业各专业信息系统数据传输的具体形式之一，纸介质原始凭证成为会计信息系统与企业其他系统进行集成的障碍之一。

第二，纸质原始凭证制约企业效率的提高。手工会计业务、电算化会计以记账凭证为业务数据处理起始点，似乎完全合理。但从会计信息化、企业信息化的视角分析，记账凭证手工录入属于二次录入。这里的二次录入有双重意义：其一，原始凭证是经济业务的直接记录，记账凭证是对原始凭证信息的分类，记账凭证手工录入相对于原始凭证业务处理是二次录入；其二，从企业整体视角观察，会计、统计、其他业务核算等信息系统并存，有些原始凭证的数据为会计、统计、业务核算系统的同源数据，相对多个系统而言，记账凭证手工录入属于二次录入。此外，原始凭证由相关人员报送的业务环节也是信息技术应用不充分的具体体现，可以通过凭证电子化得以优化。

第三，纸质原始凭证是信息系统间数据冗余的具体形式。原始凭证通常依据其来源划分为外部凭证和内部凭证。而以企业范围分析，内部原始凭证是企业信息各个系统间数据重复存储的重要形式之一。具体表现在一式多份的入库单、领料单、发货单、销货发票等原始凭证的存在。这些原始凭证作为企业业务活动原始数据分别重复存储于会计、统计、业务等信息系统之中，是不容忽视的数据冗余。

第四，从电子商务角度分析，相关的订单、合约及款项收付都可借助电子形式完成，而作为原始凭证的销货发票和收付款结算单据等原始凭证仍然采用纸介质的形式。这种不协调的负面效应表现为：一是限制了我国电子商务的进一步发展；二是影响了经营者纳税申报和税务机关税收征管的工作效率；三是制约电子商务与会计业务集成的顺利实施，影响了会计信息化、企业信息化的进程。最终它的限制性制约了原始凭证电子化的有效发展。

二、原始凭证电子化的企业级方案

原始凭证电子化，是指在现有条件下，在信息技术应用相对成熟的企业内通过优化集成构建企业级信息平台，实现对经营业务中原始数据统一采集，企业档案集中管理，各专业子系统通过企业信息平台交换信息、共享数据，以克服当前信息系统的缺陷，加速信息化进程。

（一）企业级信息平台的构建会计信息系统是企业信息系统中的一个专业子系统，会计信息化是企业信息化中的一个环节。构筑企业级信息平台，是企业内部个专业子系统集成具体形式，也是实现原始凭证电子化的基本手段。在企业信息化过程中，由于各个专业子系统本身业务特性、系统构造技术、系统构建时间等因素的客观存在，“异构系统”现象难于消除。所以，系统集成并非是消灭“异构系统”，而是在承认“异构系统”的基础上，构建企业级的各个专业子系统交换的信息平台；专业子系统在现有系统的基础上，通过增加数据接口和必要优化，即可通过企业级信息平台数据共享。从这一意义上分析，“松散耦合”是实现企业信息系统集成理性选择。

综合相关研究成果，企业信息系统“松散耦合”的集成理念中，企业级平台、专业级系统的框架是其合理的一面，但相关企业级平台的功能尚有不足。尤其是企业级信息平台仅着眼信息用户与各个子系统输出端，而忽略相应的数据采集端，忽略“同源数据”采集过程的优化和集成，直接影响这一设想的实践性。所以，本文在“松散耦合”构想基础上，以更为优化的集成思路完善了企业级平台的功能。具体改进表现为：首先，结合企业内各系统信息统一平台发布、“同源数据”统一采集，以及企业图书、情报、档案统一管理业务集成模式，企业构建一个全新信息中心职能部门。其次，围绕信息中心（新增职能部门）组建企业级平台。该平台划分为：系统管理、信息平台及采集分发三个板块。系统管理板块，主要功能是保持企业信息系统的正常运行，协调企业级平台和专业子系统之间，以及专业子系统之间的数据交换关系。信息平台是各专业子系统面向所有信息用户的平台，各专业子系统，一方面利用信息平台向用户发布信息，另一方面又通过信息平台获取其他专业子系统提供的信息。采集分发是采集企业经营活动过程中的原始数据，经初步分类和必要技术转换后分发给相应的业务、统计、会计专业子系统。

（二）信息化视角下原始凭证类别与电子化实现基于电子化的需要，将原始凭证依据来源和数据特征分为内部汇总凭证、内部业务凭证和外部业务凭证。不同类别的凭证可采用不同的方式实现电子化。内部汇总凭证，是会计部门从其他部门得到的具有当期业务汇总性质的原始凭证，如当期各种产品生产的工时消耗统计等。这类凭证通常是其他系统加工后输出的信息。如果企业为各种系统构建一个标准化平台，使各个“异构系统”在该平台上按“标准数据交换格式”发布信息，则会计即可通过企业平台获取相应的电子化凭证。

内部业务凭证，直接来源于生产经营活动，对应某项业务的内部原始凭证，如材料入库单等。该类凭证往往一式多份，多系统应用。属于“同源数据”。因而该类凭证由企业按电子化标准数据交换格式统一采集后分发给各系统，将提高企业信息系统的整体效率。外部业务凭证是来自企业外部对应具体业务的原始凭证。这类原始凭证从企业信息化的角度出发。结合“图书、情报、档案一体化”发展思路，具有“同源数据”特征。而从信息化发展的未来着眼，企业与外部的信息交换无纸化将成为趋势，但“异构系统”问题仍然不可避免，企业信息平台一个“数据接口”面对外界各个“异构系统”统一对外交流信息，将优于企业内各专业子系统分别对外交流的状况。因此，该类凭证由企业按标准化数据交换格式统一采集后分发给各系统，符合信息化内在要求。

（三）原始凭证电子化企业级方案的相关问题原始凭证电子化企业级方案，是以网络为代表信息技术在企业内应用的具体形式；而其实施过程涉及企业组织机构、业务流程以及内部控制制度等多方面的转变。为确保其顺利实施。应确保以下几点：首先，关于企业级平台“采集分发”和业务数据“统一采集”的实施，具体体现为企业所有原始凭证数据通过统一平台录入，经信息中心统一验证无误后，才正式进入或分发给企业信息各专业子系统。这表明，企业平台的“采集分发”模块，有两大子模块组成，即“原始凭证预处理”和“原始凭证验证分发”。前者实现原始凭证录入及相关责任人签字等环节功能处理，这一预处理虽然通过企业级平台实现，但具体业务处理仍分散于各职能部门；而原始凭证验证分发则集中于信息中心职能部门。其次，原始凭证是记录经济业务、明确经济责任，具有法律效率的证明文件，即原始凭证也是企业内部控制制度关键环节。原始凭证电子化涉及企业内部控制制度变革，具体包括两个方面：其一，原始凭证相关责任人签字控制。鉴于目前电子签名技术应用的局限性，原始凭证相关责任人的签名控制，只能通过软件使用的密码控制技术解决。其二，纸质原始凭证下，一式多份的情况具有相互稽核、强化控制的作用。一旦电子化后，原始凭证仅有一份，相对削弱了内部控制的作用，因而需要在“相关责任人签字”和“原始凭证验证分发”等环节加强管理。最后，与原始凭证相关的还有企业档案管理。企业档案当前的分类包括：经营管理、产品、设备仪器、基本建设、科技研究、会计（财务管理）、实物等。当原始凭证电子化以后，由于消除了与此相关档案的一式多份现象。从而引发了相关档案分类管理机制调整的必要，因而需要进行相应的企业档案管理变革。

原始凭证电子化的企业级方案，以现有社会的信息化水平为基础，适合于有条件的企业应用。该方案虽然对企业内部信息系统进行了优化集成，但没有从根本上解决会计与电子商务集成、企业与外部环境相应物流、资金流的集成。从这一意义上分析，该方案并非终极方案，终极方案应是社会级方案或社会范围的原始凭证电子化。社会范围的原始凭证电子化是指所有原始凭证生成、传输、存储以至相应档案管理的整个过程完全实现无纸化。其明显特征表现为：会计充分与电子商务集成，与企业经营外部环境集成，具体而言，即企业外来原始凭证电子化。企业外来原始凭证电子化中，电子发票是核心环节，而电子发票的实现需要一个社会平台。该平台不仅需要信息技术支撑，更需要国家法规和管理体制作为保障。目前，电子发票技术尚没有达到普及应用水准，虽然我国已有了电子签名的法规，并示有电子发票规范，但缺少相应的法规和管理机制。因此构筑社会级平台，在社会范围实现原始凭证电子化，还需要深入解决相关的问题。

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