2016年江苏会计从业资格考试会计电算化考点精讲：数据的管理与分析

数据的管理与分析

在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。

(一)数据的排序

数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。

1.快速排序

使用快速排序的操作步骤为：

(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录;

(2)执行工具栏或功能区中的排序命令。

需要注意的是，如果数据清单由单列组成，即使不执行第一步，只要选定该数据清单的任意单元格，直接执行第二步，系统都会自动排序;如果数据清单由多列组成，应避免不执行第一步而直接执行第二步的操作，否则数据清单中光标所在列的各行数据被自动排序，但每一记录在其他各列的数据并未随之相应调整，记录将会出现错行的错误。

2.自定义排序

使用自定义排序的操作步骤为：

(1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框;

(2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。

(二)数据的筛选

数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。

筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。

1.快速筛选

使用快速筛选的操作步骤为：

(1)在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列;

(2)执行“数据”菜单或功能区中的“筛选”命令，第一行的列标识单元格右下角出现向下的三角图标;

(3)单击适当列的第一行，在弹出的下拉列表中取消勾选“全选”，勾选筛选条件，单击“确定”按钮可筛选出满足条件的记录。

2.高级筛选

使用高级筛选的操作步骤为：

(1)编辑条件区域;

(2)打开“高级筛选”对话框;

(3)选定或输入“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮。

3.清除筛选

对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。

(三)数据的分类汇总

数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇总统计。

1.创建分类汇总

需设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容，数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类字段”分类统计，将统计结果记录到选定的“选定汇总项”列下，同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。

2.清除分类汇总

打开“分类汇总”对话框后，单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。

(四)数据透视表的插入

数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。

1.数据透视表的创建

单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项，接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行相关操作可创建数据透视表。

数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。

2.数据透视表的设置

(1)重新设计版面布局。在数据透视表布局框架中选定已拖入的字段、数据项，将其拖出，将“数据透视表字段列表”中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置，报表的版面布局立即自动更新。

(2)设置值的汇总依据。值的汇总依据有求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差。

(3)设置值的显示方式。值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)进行数据的筛选。分别对报表的行和列进行数据的筛选，系统会根据条件自行筛选出符合条件的数据列表。

(5)设定报表样式。数据透视表中，既可通过单击“自动套用格式”(适用于Excel 2003，单击“格式”菜单后进入)或“套用报表格式”(适用于Excel 2013)按钮选用系统自带的各种报表样式，也可通过设置单元格格式的方法自定义报表样式。

(五)图表的插入

框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插入。

图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当调整大小及其位置。

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