一建管理教材：1Z201094 项目各参与方之间的沟通方法

1Z201094项目各参与方之间的沟通方法

沟通作为管理科学的一个专门术语，它的含义有多种解释，如：沟通是人与人之间以及人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一一致和感情的通畅;又如：沟通是指在工作和生活中，人与人之间通过语言、文字、形态、眼神和手势等手段来进行的信息交流。沟通既是一种文化，也是一门艺术。充分理解沟通的意义，准确把握沟通的原则，适时运用沟通的技巧对建设工程的管理十分重要。

有位国际职业经理人认为：一个称职的管理者要具备的素质有两条，首先是沟通的能力;其次是对人进行管理的能力。另有一位管理专家认为：管理者的大量工作就是沟通，不管到了什么时候，企业管理都离不开沟通。国际某著名机构对一万份人事档案进行分析，发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。

在企业管理学中，认为沟通管理是创造和提升企业精神和企业文化，完成企业管理根本目标的主要方式和工具。管理的最高境界是在企业经营管理中创造出一种企业独有的企业精神和企业文化，使企业管理的外在需求转化为企业员工自在的观念和自觉的行为模式，认同企业核心的价值观念和目标及使命。而企业精神与企业文化的培育与塑造，其实质是一种思想、观点、情感和灵魂的沟通，是管理沟通的最高形式和内容。没有沟通，就没有对企业精神和企业文化的理解与共识，更不可能认同企业共同使命。从某种意义上讲，沟通是现代企业管理的核心、实质和灵魂。沟通管理更是管理创新的必要途径和肥沃土壤。许多新的管理理念、方法和技术的出现，都与沟通有关，或就是沟通的产物。

建筑产品的生产过程由众多个组织参与，组织和组织之间、一个组织内部都有大量需要通过沟通解决的问题。同样，沟通也是实现建设工程管理的主要方式、方法、手段和途径。就一个建设项目而言，在业主方内部、诸设计方内部、诸工程咨询方内部、诸施工方内部、供货方内部，在业主方和其他项目参与方之间，在项目各参与方之间都有许多沟通的需求。沟通是否有效直接关系到项目实施的进展，关系到项目是否成功。工程技术人员需要具备沟通的能力，沟通能力对工程管理人员将更重要。

一、沟通过程的要素

沟通过程包括五个要素，即：沟通主体、沟通客体、沟通介体、沟通环境和沟通渠道。沟通主体是指有目的地对沟通客体施加影响的个人和团体。沟通主体可以选择和决定沟通客体、沟通介体、沟通环境和沟通渠道，在沟通过程中处于主导地位。沟通客体即沟通对象，包括个体沟通对象和团体沟通对象。沟通对象是沟通过程的出发点和落脚点，因而在沟通过程中具有积极的能动作用。沟通介体即沟通主体用以影响、作用于沟通客体的中介，包括沟通内容和沟通方法，它使沟通主体与客体间建立联系，以保证沟通过程的正常开展。沟通环境既包括与个体间接联系的社会整体环境(政治制度、经济制度、政治观点、道德风尚、群体结构等)，也包括与个体直接联系和影响的区域环境(学习、工作、单位或家庭等)。沟通渠道即沟通介体从沟通主体传达给沟通客体的途径。沟通渠道不仅能使正确的思想观念尽可能全面、准确和快捷地传达给沟通客体，而且还能广泛、及时和准确地收集客体的思想动态和反馈的信息，因而沟通渠道是实施沟通过程和提高沟通功效的重要环节。沟通渠道很多，诸如讨论、开会和座谈等。

二、沟通过程的分析

沟通是传递信息的过程，在这个过程中至少存在着一个发送者和一个接受者，即发出信息一方和接受信息一方。沟通过程即信息在两者之间的传递过程，一般包括七个环节。

(1)发送者需要向接受者传递信息或者需要接受者提供信息。这里所说的信息是一个广义的概念，它包括观点、想法、资料等内容。

(2)发送者将所要发送的信息译成接受者能够理解的一系列符号。为了有效地进行沟通，这些符号必须适应媒体的需要。例如，如果媒体是书面报告，符号的形式应选择文字、图表或照片;如果媒体是讲座，就应选择文字、用于投影的电子文件或板书。

(3)发送的符号传递给接受者。由于选择的符号种类不同，传递的方式也不同。传递的方式可以是书面的，如信、备忘录等;也可以是口头的，如交谈、演讲、电话等;甚至还可以通过身体动作来表述，如手势、面部表情、姿态等。

(4)接受者接受符号。接受者根据发送来的符号的传递方式，选择相应的接受方式。例如，如果发送来的符号是口头传递的，接受者就必须仔细地听，否则，符号就会丢失。

(5)接受者将接受到的符号译成具有特定含义的信息。由于发送者翻译和传递能力的差异，以及接受者接受和翻译水平的不同，信息的内容和含义经常被曲解。

(6)接受者理解被翻译的信息内容。

(7)发送者通过反馈以了解他想传递的信息是否被对方准确地接受。一般而言，由于沟通过程中存在着许多干扰和扭曲信息传递的因素，这使得沟通的效率大为降低。因此，发送者了解信息被理解的程度也是十分必要的。沟通过程中的反馈，构成了信息的双向沟通。

其中为什么沟通，沟通什么信息，用什么方式沟通，沟通如何反馈等都很值得深入思考。

三、沟通能力

沟通能力包含着表达能力、争辩能力、倾听能力和设计能力(形象设计、动作设计、环境设计)。沟通能力看起来是外在的东西，而实际上是个人素质的重要体现，它关系着一个人的知识、能力和品德。

一般说来，沟通能力指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件。简言之，人际沟通的能力指一个人与他人有效地进行沟通信息的能力，包括外在技巧和内在动因。其中，恰如其分和沟通效益是人们判断沟通能力的基本尺度。恰如其分，指沟通行为符合沟通情境和彼此相互关系的标准或期望：;沟通效益，则指沟通活动在功能上达到了预期的目标，或者满足了沟通者的需要。

表面上来看，沟通能力似乎是一种能说会道的能力，实际上它包罗了一个从穿着到言谈举止等一切行为的能力，一个具有良好沟通能力的人，他可以将自己所拥有的专业知识及专业能力进行充分的发挥，并能给对方留下良好的深刻印象。

社会是人与人相互作用的产物。马克思指出：“人是一切社会关系的总和”;“一个人的发展取决于和他直接或间接进行交往的其他一切人的发展。"因此，沟通能力是一个人生存与发展的必备能力，也是决定一个人成功的必要条件。

构成沟通能力有两个因素，一是思维是否清晰，能否有效地收集信息，并作出逻辑的分析和判断。另一则是能否贴切地表达出(无论是口头还是书面)自己的思维过程和结果。而前者更重要，没有思维的基础，再好的语言技巧，也不可能达到(传达、说服、影响)预期的结果。

沟通有两个要素：思维与表达;沟通也有两个层面：思维的交流和语言的交流。一般人重视的都是语言的交流，但如果你不了解对方心里此时此刻在想什么，你想得再清楚，讲得再清楚，也达不到沟通的目的。：判别沟通能力的强弱，有个重要标准，就是能实时把握对方的思维，而提前作出反应，使交流从语言层面上升到思维层面。

四、沟通障碍

在人们沟通信息(信息在传递和交换)的过程中，常常会受到各种因素的影响和干扰(信息意图受到干扰或误解)，导致沟通失真的现象，即造成沟通障碍。

沟通障碍主要来自三个方面：发送者的障碍、接受者的障碍和沟通通道的障碍。

1.发送者的障碍

在沟通过程中，信息发送者的情绪、倾向、个人感受、表达能力和判断力等都会影响信息的完整传递。障碍主要表现在：表达能力不佳;信息传送不全;信息传递不及时或不适时;知识经验的局限;对信息的过滤等。

2.接受者的障碍

从信息接受者的角度看，影响信息沟通的因素主要有以下几个方面：信息译码不准确;对信息的筛选;对信息的承受力;心理上的障碍;过早地评价情绪。

3.沟通通道的障碍

沟通通道的问题也会影响到沟通的效果。沟通通道障碍主要有以下几个方面。

(1)选择沟通媒介不当。比如对于重要事情，口头传达效果较差，因为接受者会认为“口说无凭”，“随便说说”而不加重视。

(2)几种媒介相互冲突。当信息用几种形式传送时，如果相互之间不协调，会使接受者难以理解传递的信息内容。

(3)沟通渠道过长。组织机构庞大，内部层次多，从最高层传递信息到最低层，从低层汇总情况到最高层，中间环节太多，容易使信息损失较大.

(4)外部干扰。信息沟通过程中经常会受到自然界各种物理噪声、机器故障的影响或

被另外事物干扰所打扰，也会因双方距离太远而沟通不便，影响沟通效果。

沟通障碍有如下两种形式：

1.组织的沟通障碍

在管理中，合理的组织机构有利于信息沟通。但是，如果组织机构过于庞大，中间层次太多，信息从最高决策层传递到下层不仅容易产生信息的失真，而且还会浪费大量时间，影响信息的及时性。同时，自下而上的信息沟通，如果中间层次过多，同样也浪费时间，影响效率。

统计资料表明，如果一个信息在发送者那里的正确性是100%，到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正确性。这是因为，在进行信息沟通时，各级主管部门都会花时间

把接收到的信息自己甄别，一层一层的过滤，然后有可能将断章取义的信息上报。此外，在甄选过程中，还掺杂了大量的主观因素，尤其是当发送的信息涉及传递者本身时，往往会由于心理方面的原因，造成信息失真。这种情况也会使信息的提供者畏而却步，不愿提供关键的信息。因此，如果组织机构臃肿，机构设置不合理，各部门之间职责不清、分工不明，形成多头领导，或因人设事、人浮于事，就会给沟通双方造成一定的心理压力，影响沟通的进行。

2.个人的沟通障碍

个人的沟通障碍由以下多种原因造成：

(1)个性因素所引起的障碍。信息沟通在很大程度上受个人心理因素的制约。个体的性质、气质、态度、情绪、见解等的差别，都会成为信息沟通的障碍。

(2)知识、经验水平的差距所导致的障碍。在信息沟通中，如果双方经验水平和知识水平差距过大，就会产生沟通障碍。此外，个体经验差异对信息沟通也有影响。

(3)个体记忆不佳所造成的障碍。在管理中，信息沟通往往是依据组织系统分层次逐次传递的，然而，在按层次传递同一条信息时往往会受到个体素质的影响，从而降低信息沟通的效率。

(4)对信息的态度不同所造成的障碍。一是认识差异。在管理活动中，不少员工和管理者忽视信息的作用的现象还很普遍，这就为正常的信息沟通造成了很大的障碍。二是利益观念。在团体中，不同的成员对信息有不同的看法，所选择的侧重点也不相同。有些员工只关心与他们的物质利益有关的信息，而不关系组织目标、管理决策等方面的信息，这也成了信息沟通的障碍。

(5)相互不信任所产生的障碍。有效的信息沟通要以相互信任为前提，这样，才能使向上反映的情况得到重视，向下传达的决策迅速实施。管理者在进行信息沟通时，应该不带成见虚心听取意见，鼓励下级充分阐明自己的见解，这样才能做到思想和感情上的真正沟通，才能接收到全面可靠的信息，才能作出明智的判断与决策。

(6)沟通者的畏惧感以及个人心理品质也会造成沟通障碍。在管理实践中，信息沟通的成败主要取决于上级与上级、领导与员工之间的全面有效的合作。但在很多情况下，这些合作往往会因下属的恐惧心理以及沟通双方的个人心理品质而形成障碍。

为克服沟通障碍，应建立正式、公开的沟通渠道，克服不良的沟通习惯，作为领导者应善于聆听下属人员的意见。